Como escolher o espaço certo para seu evento

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Como escolher o espaço certo para seu evento

QUANDO SE DECIDE REALIZAR UM EVENTO A PRIMEIRA PROVIDENCIA A SER TOMADA É ENCONTRAR UM LOCAL. MAS NO MEIO DE TANTAS OPÇÕES COMO ESCOLHER O MELHOR?

Hoje em dia o que não faltam são opções de espaços para a realização de eventos, e independente do tipo de evento a ser realizado a busca por um local não é uma tarefa fácil.

Eu mesma já tive a oportunidade de visitar centenas de espaços para eventos e sei como uma má escolha pode prejudicar a organização do evento e até ser motivo do fracasso do mesmo.

Por isso quero compartilhar com vocês algumas dicas de como escolher o espaço certo para seu evento. Essas informações podem ajudar você a ser mais criterioso com a escolha de um local e assim garantir o sucesso do seu evento.

Porte do Espaço

A primeira providência a ser tomada antes de se iniciar o planejamento de um evento é definir a quantidade de pessoas e o orçamento que será destinado para sua realização.

Com essas informações em mãos será mais fácil selecionar o espaço de acordo com o sua capacidade de receber pessoas, é sempre bom buscar por um lugar que atenda pelo menos 20% a mais de pessoas do que se deseja convidar.

Essa margem é necessária não apenas garantir que as pessoas se sintam confortáveis no local, mas também atenda caso haja um acréscimo no número de convidados.

Localização

É muito importante que o local seja de fácil acesso para os participantes do evento. Em eventos corporativos, treinamentos e congressos é importante a facilidade de acesso através de transporte público.

Para casamentos cuja a cerimônia seja em um templo é importante que o local escolhido seja próximo para que os convidados não precisem se deslocar por muito tempo.

Para eventos que sejam realizados no campo ou em praia é importante averiguar se o caminho até o local é viável em caso de chuva ou outros imprevistos com relação ao tempo.

Estrutura

Muita gente escolhe um local pelo preço ou beleza, sem levar em consideração suas instalações, o que se não for verificado no inicio do planejamento pode onerar o evento e causar transtornos.

Entre os itens que devem ser verificados estão: a estrutura de cozinha e seus equipamentos (caso o serviço de gastronomia seja externo), quantidade de sanitários, estacionamento, acesso para deficientes físicos, se o evento for realizado ao ar livre é necessário verificar se há espaço coberto para abrigo em caso de chuva.

Documentação

Uma questão que pouquíssimas pessoas consideram ao planejar um evento é com relação a documentação do local, caso haja pendências isso pode trazer transtornos graves a e até o cancelamento do evento.

É necessário verificar se o local possui Alvará de funcionamento e o AVCB – Alvará de Vistoria do Corpo de Bombeiros o quer dizer que o espaço está apto a receber eventos com segurança.

Em alguns casos é necessário solicitar um alvará para evento para a realização do evento e neste caso o meu conselho é deixar isso a cargo de um produtor ou agência com experiência.

Seguindo essas dicas a escolha do espaço certo é garantido e as chances de sucesso do seu evento serão altas.

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Andreza é formada em Eventos e pós graduada em Gastronomia e possui quase 20 anos de experiência no setor de eventos. É a fundadora do CAES - Clube de Assessores e do 1º congresso brasileiro voltado a profissionais de eventos sociais o Wedding Planner Brasil. Além das festas suas outras grandes paixões são ler, escrever e tudo o que diz respeito a terra da Rainha.

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